dagligleder 2018-09-18 09:27:52

Behandling av personopplysninger i Ås IL

 

Forklaring på ord og uttrykk

  • Et medlem er en fysisk person som selv har meldt seg inn i idrettslaget, og som har betalt medlemskontingent.
  • Personopplysninger er enhver opplysning som direkte eller indirekte kan knyttes til en person og som kan identifisere denne.
  • For lagring/oppbevaring av sensitive personopplysninger (f.eks om helse og personlig økonomi) gjelder særskilte krav. Fødselsnummer er IKKE sensitiv personopplysning.
  • Behandling er enhver handling som gjøres med personopplysninger (inkl. innsamling, opptak, lagring, endring, adgangstillatelse til, spørringer, overføringer etc.)  Innhenting av medlemsopplysninger som lagres, oppdateres og brukes som grunnlag for fakturering av kontingent er et eksempel på vår behandling av personopplysninger.
  • Medlemsavtale inngås mellom en person og idrettslaget idet personen blir medlem. Avtalen innebærer at (medlemmet godtar at) idrettslaget har rett til å innhente og behandle personopplysninger som er nødvendige for sin administrering av aktivitet og organisasjon, som medlemskap, treningsavgifter, forsikringer, kurs, rapportering mm.

Prinsipper for behandling av personopplysninger i Ås IL

  • Ås IL innhenter og behandler personopplysninger kun for å ivareta medlemsavtalen og idrettslagets aktivitet.

  • Ås IL behandler personopplysninger for å kunne administrere medlemskap i idrettslaget med tilhørende grupper, for intern kommunikasjon, for rapportering til myndigheter og for søknader om økonomisk støtte.

  • All bruk av personopplysninger skal, så langt som mulig være fullstendige, oppdaterte og korrekte, og omfanget av behandling av personopplysninger skal begrenses til det som er nødvendig.

  • Ås IL innhenter, behandler eller lagrer IKKE sensitive personopplysninger om medlemmene

  • Ås IL gir ikke personer utenfor egen organisasjon uautorisert tilgang til personopplysninger om våre medlemmer. Med uautorisert tilgang menes tilgang som ikke er godkjent av det enkelte medlem/person. Unntatt er myndigheters og øvrige organisasjonsledds rett til innsyn.

Innhenting og behandling av personopplysninger i Ås IL

  • Ved innmelding innhenter Ås IL personopplysninger fra medlemmene, som selv registrerer disse eller gir Ås IL autorisasjon til å registrere opplysningene.

  • Hvert medlem kan til enhver tid se/få innsyn i /få oppgitt og rette /få rettet egne personopplysninger som er registrert i Ås ILs medlemsregister.

  • Ved å inngå medlemskap i Ås IL godtar medlemmet at Ås IL benytter elektronisk medlemsregister, som er i tråd med krav fra Norges idrettsforbund (NIF). Vi benytter også elektronisk betaling av medlemskontingent og treningsavgifter (et par grupper unntatt inntil videre og sender ut giro) til Ås IL.

  • Ås IL benytter det integrerte systemet Weborg for medlemsregistrering og -administrasjon, kontingent- og treningsavgiftsbetaling, samt aktivitetspåmelding og - betaling. Weborg er godkjent av Norges idrettsforbund for medlemsrapportering og er koblet til NIFs medlemsdatabase. På oppfordring kan vi framvise avtalen mellom Ås IL og Weborg vedrørende behandling av medlemmenes personopplysninger.

  • I betalingsløsningen for medlemskontingent og treningsavgifter mm benyttes betalingsformidleren DIBS og banken Swedbank. Deres forpliktelser som gjelder personvern kan leses på deres hjemmesider.

Lagring og sikring av personopplysninger om medlemmer i Ås IL

  • De registrerte personopplysningene om medlemmene i medlemsregisteret til Ås IL lagres i vårt valgte medlemsregistersystem sin database, så lenge medlemskapet varer.

  • Ved utmelding, som medlemmet selv er ansvarlig for at skjer, forplikter Ås IL seg til å slette alle personopplysninger om vedkommende i medlemsregisteret, samt bekrefte at dette er gjort.

  • Oversikter og lister med medlemmers navn og personopplysninger som genereres i regi av Ås IL og som benyttes i ulike relevante sammenhenger for aktiviteter på ulike organisasjonsnivå i idrettslaget, skal lagres på en måte som hindrer uautoriserte tilgang. Det enkelte medlem skal til enhver tid få vite hvilken informasjon og personopplysninger om seg selv som behandles/brukes og hvem som har tilgang til disse. Uten medlemmets eget samtykke skal personopplysninger om vedkommende uansett ikke videreformidles til personer utenom Idrettslaget som ikke er gitt autorisasjon.

  • Ås IL sender ikke medlemslister eller personopplysninger om medlemmer til uautorisert tredjepart, eksempelvis selgere av produkter og tjenester, media og andre organisasjoner, uten medlemmenes eget samtykke.

  • Ås IL benytter en elektronisk skyløsning for dokumentlagring som inneholder personopplysninger. Om skytjenesteleverandørens (pt. Microsoft) håndtering av personvern og spesielt om behandling av personopplysninger, les her https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/privacy/you-own-your-data

  • Utveksling av personopplysninger om medlemmer innen Ås IL begrenses i størst mulig grad og slik informasjon skal ikke lagres lengre enn høyst nødvendig, uavhengig av lagringsformat.

Kalender

Desember
MTOTFLS
262728293012
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
31123456

Aktiviteter

12.12.2018
Aktiv på dagtid høst 2018

11:00 - 13:00

Ås treningssenter og Ås ungdomskole

12.12.2018
Idrettsskole for 1.klassinger

16:00 - 16:45

Åsgård skole og Ås stadion