dagligleder 2018-10-23 14:05:56

Personvernerklæring for Ås IL

Siste versjon: 23.10.2018

Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Ås IL (heretter idrettslaget) samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot medlemmer, herunder mindreårige medlemmers foresatte og frivillige (herunder tillitsvalgte, trenere, oppmenn og andre frivillige). Den er utarbeidet i tråd med anbefalt mal fra Norges Idrettsforbund.

Idrettslaget ved øverste leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av idrettslaget. Det daglige ansvaret er delegert til daglig leder i Ås IL. Personvernerklæringen som følger under inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom idrettslaget og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.

Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.

1.    Vår bruk av personopplysninger

Idrettslaget samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv, men i noen tilfeller henter vi også opplysninger fra tredjepart. Det kan være kilder fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.

2.    Utlevering av personopplysninger - Overføring av personopplysninger til tredjepart

Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i idrettslaget som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine personopplysninger ikke deles med noen utenfor idrettslaget.

Opplysninger om deg vil lagres i Idrettens sentrale database, hvor Norges idrettsforbund og dets organisasjonsledd har tilgang. Du kan selv administrere hvilke opplysninger som er tilgjengelig i databasen ved å logge deg inn på «Min Idrett». For behandlingen av personopplysningene som inngår i idrettens sentrale database foreligger det et felles behandlingsansvar mellom NIF og dets organisasjonsledd. For å sikre en trygg behandling av personopplysningene, har organene opprettet en ordning for å sikre etterlevelse av personvernregelverket. Denne ordningen er nærmere beskrevet i NIFs personvernerklæring.

Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte idrettslaget, eksempelvis regnskapsfører, revisor og utfører av betalingsløsninger for medlems- og treningsavgifter.

Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.

Det kan også være at vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt ditt samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten og NAV).

Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.

3.    Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap eller frivillighet i idrettslaget. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, kjønn, idrettens personID, familietilknytninger, lisenser/forsikringer, roller og verv, om politiattest er fremvist, at medlems- og treningsavgift er betalt og tilknytning til konkurranseaktivitet. Vi kan også behandle personopplysninger som ditt bilde. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette.

I forbindelse med deltakelse i arrangementer der det vil bli servert mat, kan vi samle inn informasjon om allergier og matpreferanser.

 4.    Grunnlag for behandlingen

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i idrettslaget er først og fremst medlemsavtalen. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten.

For enkelte organisatoriske og administrative oppgaver, utover det som er strengt nødvendig for administrering av medlemskap, kan vi behandle dine personopplysninger på bakgrunn av vår berettigede interesse. Når vi behandler personopplysninger på andre grunnlag enn medlemsavtalen eller ditt samtykke har vi foretatt en vurdering av om formålet med bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter muligheten til å allokere ressurser etter behov, utvikle tilbud til medlemmene og en god administrering av idretten innenfor idrettslaget.

 5.    Lagring av personopplysningene og sletting

Personopplysningene du registrerer lagres på en server hos Weborg , lokalisert i Norge, og som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger.

Lagring av opplysninger som idretten har et felles ansvar for (se punkt 2 ovenfor) håndteres av NIF på vegne av idretten. Ytterligere informasjon om dette finnes i personvernerklæringen på www.nif.no.

Idrettslaget sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Dette betyr at vi eksempelvis sletter opplysninger samlet inn for å administrere ditt medlemskap i det du ikke lenger er medlem i Idrettslaget. Opplysninger om medlemmets foresatt vil slettes på samme tidspunkt, med mindre den foresatte er registrert i tilknytning til et annet medlem eller dersom vedkommende har en rolle som frivillig.

Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysninger, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger.

Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode. Andre opplysninger vil og være nødvendig å beholde av hensyn til forsikringsavtaler. Vi har egne konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.

6.    Dine rettigheter som registrert

 Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor idrettslaget i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til daglig leder i Ås IL.

Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste tilfeller vil opplysningene vi har lagret om deg vises ved innlogging på www.asil.no (evt MinIdrett).

Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. epostadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette. Du kan også foreta rettinger ved innlogging på www.asil.no (evt. MinIdrett).

Kalender

November
MTOTFLS
2930311234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293012

Aktiviteter

19.11.2018
Aktiv på dagtid høst 2018

12:30 - 14:30

Ås treningssenter og Ås ungdomskole

21.11.2018
Idrettsskole for 1.klassinger

16:00 - 16:45

Åsgård skole og Ås stadion